Por se tratar de uma parte muito burocrática, o controle de notas fiscais, muitas vezes, fica para a última hora. Por isso, até mesmo bons gestores têm dúvidas de como fazer esse controle, quais são as melhores práticas para reduzir o tempo destinado a esse trabalho e como realizar o melhor gerenciamento possível.

Quer melhorar a gestão das notas fiscais do seu negócio? Então acompanhe essas dicas e simplifique a forma de lidar com ela:

Responsabilize um profissional para lidar com esse serviço

Nem todos os colaboradores possuem o conhecimento necessário para lidar com essa tarefa. Como consequência, essa execução pode ser mais lenta e pode até mesmo desmotivar a equipe.

O ideal é definir um profissional com habilidades técnicas para ficar responsável pela emissão de notas aos clientes e também para receber as notas de fornecedores. Assim, resultados na rotina da empresa vão ser notados: uma maior organização fiscal e um time com mais tempo disponível para realizar as suas atribuições com qualidade.

Crie uma rotina de verificação

Qual é a melhor forma de evitar acúmulo de trabalho, independentemente da área em que você atue? Criar uma rotina. E, para fazer um controle de notas fiscais, isso não seria diferente: quanto mais tempo investido em um planejamento, menos burocracias os responsáveis terão a longo prazo.

Uma alternativa que mostra ótimos resultados é definir um padrão sempre que houver o recebimento ou a emissão de uma nota. Dessa forma, os funcionários desse setor terão uma referência de como agir.

Com uma rotina estabelecida, o engajamento da equipe aumenta, e o fluxo de trabalho se desenvolve cada vez mais.

Automatize o controle de notas fiscais

Atualmente, a tecnologia já faz parte do dia a dia de qualquer pessoa e ela pode (e deve!) ser usada a seu favor no meio profissional.

Existem soluções capazes de tornar o controle muito mais fácil. Então, considere buscar por parceiros experientes que possam te ajudar a fazer a automação adequada para as suas necessidades.

Um programa de emissão de NF-e por exemplo, permite que a sua equipe ganhe tempo salvando dados de clientes e de fornecedores apenas uma vez e, sempre que necessário, é possível aproveitar essas informações para futuras emissões e faturamentos.

Além disso, a consulta às notas eletrônicas pode ser feita on-line no site da Receita Federal, permitindo um acompanhamento muito mais completo.

Invista na relação com fornecedores e clientes

É sempre bom destacar a importância do relacionamento desenvolvido entre o seu negócio e aqueles que estão em contato direto com ele. E, quando falamos isso, queremos dizer que qualquer prática de comunicação é benéfica.

Em relação à logística e ao controle de notas fiscais, o bom convívio garante que haja menos burocracia quando alguma alteração em documentos e em informações é necessária, tanto para o contato quanto para as efetivas mudanças.

Empresas que não valorizam esse fator apresentam grandes dificuldades para lidar com problemas que exijam soluções imediatas — o que poderia ser solucionado caso houvesse uma integração harmoniosa.

Fazer um controle de notas fiscais pode parecer difícil, mas essas dicas podem te ajudar a resolver esse desafio da melhor maneira.

Quer aprender mais sobre como manter a estabilidade do seu negócio? Então não deixe de conferir estes 5 passos para gerar um crescimento empresarial saudável.