A gestão empresarial divide a sua atenção em vários aspectos. Isso acontece desde a avaliação do meio externo, como o estudo constante do mercado por meio de um olhar mais preditivo, até as tarefas corriqueiras de produção, mas que também são fundamentais para o negócio.

Em meio a tantas preocupações e atividades, é preciso encontrar espaço e tempo para cuidar das rotinas administrativas, que podem ser mais burocráticas, mas também afetam diretamente a produtividade e a variação de resultados da empresa.

Uma das formas de conseguir melhorar o fluxo de trabalho administrativo é por meio da digitalização de documentos. Esse assunto, que às vezes passa despercebido por alguns gestores, pode afetar mais a sua lucratividade do que se pensa.

A fim de ajudar na busca de uma condição mais segura de sustentabilidade da empresa e para que o crescimento se torne uma constante sem muitos problemas pelo caminho, entender melhor como a digitalização afeta a empresa é algo bastante válido.

O que é digitalização?

De uma maneira extremamente direta, a digitalização é basicamente a conversão de documentos físicos em um formato digital, transformando tudo em arquivos de imagem.

Com a opção de outros serviços agregados, o processo de digitalização recebe os arquivos originais e entrega cada um deles em formato de dados devidamente organizados, que podem ser armazenados e transportados em vários tipos de mídias.

Atualmente, as entregas mais comuns são feitas em CDs, DVDs ou pendrives, mas também podem ser utilizadas unidades de discos removíveis, como HDs externos.

Além dessas opções, há o microfilme (mídia de altíssima capacidade e que já vem sendo adotada por bancos há muitos anos) e o armazenamento em nuvem, que disponibiliza todo o material já organizado em um servidor para acesso remoto.

Como funciona a digitalização?

Apesar de ser um processo que pode vir a envolver empresas e soluções de altíssima tecnologia que vão oferecer serviços agregados (por exemplo, de inteligência computacional), os procedimentos são basicamente muito parecidos e podem ser resumidos em 3 etapas principais.

1. Preparação dos documentos

Essa fase é dividida em duas partes. A primeira delas diz respeito ao processo de classificação dos documentos, para que se possa ter mais agilidade na hora de localizar informações em meio a tantas páginas.

A segunda trata da preparação física dos documentos, quando cada um deles é higienizado e tem retirados grampos ou quaisquer outros objetos que possam dificultar o acesso e danificar o scanner.

2. Escaneamento

Depois que todos os documentos estão separados e em condições adequadas, começa a digitalização. É nessa fase que eles também poderão ser tratados para que se tornem o máximo possível legíveis.

De acordo com a separação prévia, serão indexados e agrupados respeitando a lógica em que foram organizados.

3. Migração e devolução

Depois de já digitalizados, os arquivos originais são devolvidos. Em alguns casos (a cargo do cliente), pode não haver mais motivos que justifiquem a manutenção de exemplares físicos e, então, eles serão descartados.

Quanto ao volume de dados digitalizados, ele é todo remetido na forma e mídia de interesse do contratante.

Quais os benefícios?

Como é possível imaginar, existem algumas vantagens que devem ser consideradas para a empresa que opta por fazer a digitalização dos seus documentos. Três delas merecem um bom destaque:

Melhoria do uso do espaço físico

Digitalizando arquivos e todo o tipo de documentos, a empresa ganha a área de armazenagem referente ao que pode ser descartado, mantendo apenas os originais que realmente forem necessários.

Assim, espaços reservados para o “arquivo morto” podem voltar a ter uma utilização mais funcional na rotina de operação do negócio.

Preservação do documento físico original

Nos casos de arquivos importantes e que deverão ter a sua versão original conservada, a digitalização faz com que esses papéis de alto valor estratégico, legal ou comercial, possam ter o armazenamento correto e não precisem mais ser acessados fisicamente.

Isso vai garantir que eles sofram menos desgaste pelo manuseio e também muito menos risco de perda.

Contribuição para o meio ambiente

Outra vantagem está relacionada à questão ambiental. Com menos necessidades de cópias, o volume de gastos (principalmente de papel e energia) tente a cair.

Além de ajudar a tornar a empresa um pouco mais verde e voltada para a sustentabilidade, a digitalização gera uma economia financeira direta.

Como iniciar esse processo?

Para fazer a digitalização dos documentos, há 4 passos básicos. Seguindo cada um deles, fica muito mais fácil encontrar a melhor opção para cada negócio.

1. Entendimento da demanda

A primeira coisa a fazer é um levantamento da necessidade. Deve-se entender a quantidade de material que precisa ser digitalizado e que está acumulado historicamente na empresa. Em seguida, avaliar qual a demanda rotineira: volume, periodicidade e a melhor logística para o processo.

2. Definição da forma de armazenamento

O passo seguinte é escolher qual a forma mais adequada de guardar os arquivos digitalizados, ou seja, a mídia em que serão salvos os arquivos.

Para isso, é importante considerar a necessidade e a periodicidade em que serão utilizados os documentos.

3. Estabelecimento do controle de acessos

Uma vez tendo todos os arquivos transportados para o meio digital, estabeleça por quem eles poderão ser acessados. Isso vai fazer com que alguns documentos sejam distribuídos em pastas e diretórios diferentes, e que a liberação de senhas seja pensada de maneira a garantir tanto a agilidade na consulta quanto a maior segurança das informações.

4. Avaliação de serviços correlatos

Além da digitalização, algumas opções podem ser oferecidas pelo fornecedor do serviço e devem ser avaliadas de acordo com os interesses da empresa contratante.

Dentre essas opções, destacam-se comumente a indexação de documentos, a responsabilidade sobre o armazenamento e também serviços de recuperação e backup de dados.

Qual o impacto na gestão da empresa?

Depois de avaliados os benefícios com um olhar mais amplo, existem ainda algumas vantagens que estão diretamente ligadas ao ganho estratégico para a gestão do negócio e que também merecem ser apontadas:

Redução dos custos operacionais

A economia gerada pela digitalização pode ser percebida de formas diferentes e complementares na empresa:

  • diminuição da necessidade de compra de papel;
  • redução dos gastos com eletricidade para as impressões;
  • menor alocação de recursos para manutenção de impressoras;
  • liberação de espaço operacional ao reduzir áreas de arquivos;
  • mitigação de riscos com perdas de documentos físicos;
  • melhor gestão de custos ocultos.

Maior segurança das informações

É importante lembrar que cópias físicas estão muito mais sujeitas a serem danificadas pelo tempo, perdendo legibilidade e até mesmo se tornando inaproveitadas.

Ao fazer a digitalização, além de se manter a informação livre da decomposição natural, ainda se tem a chance de fazer uma melhor distribuição e controle de acesso, o que evita a ventilação de dados confidenciais.

Agilidade na realização de consultas

Como podem ser consultados ao mesmo tempo, arquivos digitais tornam o acesso a informações algo muito mais prático e rápido.

Se for optado o armazenamento dos dados em nuvem, a barreira da distância também é vencida e os benefícios para a organização ficam ainda maiores, pois a disseminação da informação se torna muito mais dinâmica.

Segurança e facilidade de fazer backups

Ao trabalhar com informações totalmente digitalizadas, fica muito mais difícil perder arquivos, já que existem opções de backup que são muito mais rápidas do que a necessidade de fazer cópias físicas dos documentos.

O armazenamento em dispositivos compactos e a possibilidade de transferência virtual de informações elevam consideravelmente a segurança dos documentos da empresa.

Com base nessas informações, fica muito mais fácil a avaliação da necessidade e resultados que a digitalização de documentos pode fazer quando bem aplicada ao negócio.

Se você gostou deste material e quer saber mais sobre como tornar a sua empresa ainda mais competitiva, confira  a importância de reinventar a empresa e conquistar mais mercado!