O momento do Feedback pode ser um dos mais tensos dentro de uma rotina profissional. Seja na posição de líder ou de subordinado, fazer ou receber um feedback costuma causar nervosismo nas pessoas que estão envolvidas no processo.

Muito além de cobrar atitudes e posições, um bom líder deve demonstrar a importância de suas considerações a seus funcionários de maneira que não pareça que essas cobranças vêm de uma esfera pessoal.

Além disso, o feedback é uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais popular nas organizações, auxiliando tanto no crescimento profissional dos colaboradores quanto na produtividade voltada para o cumprimento dos objetivos estratégicos. 

Portanto, é preciso ainda deixar claro que o feedback é uma ferramenta necessária em todas as frentes de atuação, assim como a importante para avaliar a gestão do líder perante seu time. Sendo ideal para a gestão estratégica de pessoas.

E, quanto ao profissional ser chamado para conversar, geralmente traz uma sensação de que está vindo alguma notícia ruim, principalmente se o líder o fizer com um tom ríspido e demasiado sério.

Para isso, é preciso saber aplicar o feedback, transformando a conversa em uma troca de aprendizado, onde o líder deverá ouvir e estar atento a tudo que o liderado falar.

O principal é fazer com que todo o processo ganhe contornos profissionais, para que não haja o risco de a conversa ser levada para o lado pessoal, o que transformará esse momento em algo improdutivo.

Aplicando o método M.A.R.C.A

A metodologia M.A.R.C.A (Momento, Ação, Reação, Consequência e Alternativa) é simples, mas uma das mais úteis para auxiliar a implementação de um feedback 100% eficaz.

Momento

O local deve ser escolhido pensando no bem-estar do liderado. O momento para informar sobre o feedback também deverá ser propício, evitando comunicar na frente de outros funcionários ou utilizar um tom autoritário.

Ação

Seja direto em suas considerações, mas evite acusações ou excesso de autoritarismo. Lembre-se: o bom líder não precisa de recursos apelativos. 

Foque em elementos palpáveis que podem ser melhorados. Apresente as soluções e algumas medidas que devem ser consideradas pelo liderado. Sempre mostrando que o feedback é uma ferramenta para o desenvolvimento profissional.

Reação

Dê um tempo para o funcionário se expressar. Esse é um momento importante, pois dessa forma o gestor poderá analisar qual foi o impacto de suas palavras nas pessoas que fazem parte de sua equipe. Ouça tudo com atenção e só fale quando chegar o seu momento novamente.

Consequência

Caso o feedback tenha surtido resultados positivos, o líder deverá então mostrar que percebeu essa mudança em seu funcionário, salientando seus atributos positivos e sua capacidade profissional.

É importante, no entanto, que o gestor não exagere nos elogios para que estes não pareçam uma aproximação artificial do líder com seus funcionários. O feedback é uma ferramenta essencial para a construção sólida de confiança e respeito entre o gestor e seu time.

Alternativa

Caso o feedback não tenha acontecido como ocorrido, a alternativa é instaurar uma política onde essa prática seja constante, trazendo um sentimento de desenvolvimento constante junto a seus funcionários.

No entanto, é preciso confiança e clareza ao apontar o que deve ser mudado, estabelecendo desafios e buscando, de forma saudável, os problemas que estão influenciando no rendimento da equipe.

Cuidados necessários

Um dos cuidados que o gestor deve ter na hora de aplicar o feedback, além de não passar uma impressão autoritária e agressiva, é de mostrar que o que está sendo falado é para melhorar o desempenho do profissional.

Ressaltar ações concretas, realizações e erros baseados em números e exemplos ajuda na percepção de que o retorno é voltado somente para as questões profissionais. 

Outro cuidado extremamente importante é de nunca criticar seus funcionários em público, principalmente na frente de seus colegas de trabalho. Essa atitude faz mal não só para o funcionário em si, como também para todo o time, que passará a trabalhar sob pressão. Além de perder o respeito pelo seu gestor.

Como veremos mais à frente, ao feedback deve ser reservado um momento especial, fora do contexto do dia a dia. 

Elaborando um bom feedback

Observando as dicas acima, você poderá constatar que o feedback não é uma conversa na qual você, como gestor, apenas “despeja” comportamentos inadequados sobre o seu subordinado, esperando que ele entenda e melhore os pontos que foram expostos.

Ao contrário: o feedback é uma conversa estruturada, que deve ser preparada com antecedência, resultando em uma avaliação criteriosa do trabalho do colaborador. E, para isso, é preciso que você esteja constantemente atento a comportamentos, anotando tudo e elaborando um feedback completo e funcional.

Veja, abaixo, algumas dicas de como estabelecer uma relação produtiva e construtiva com seus funcionários.

1. Crie uma periodicidade para o Feedback

O feedback não é uma “bronca” ou um “elogio” a qualquer hora. A comunicação constante entre líderes e funcionários pressupõe momentos nos quais você pode chamar a atenção por algo que não saiu como deveria, ou ressaltar um trabalho ou atividade que trouxe bons resultados.

Quando se fala em feedback, se fala em um encontro para a discussão de pontos fortes e pontos a desenvolver. E é por isso que a conversa precisa ser agendada, para que o funcionário também se prepare.

O ideal é criar uma periodicidade para o feedback estruturado. E essa frequência depende muito da sua necessidade e das possibilidades da sua empresa. A reunião de feedback pode ser anual ou semestral. Existem gestores que implementam encontros trimestrais, o que também pode trazer benefícios.

Não há uma fórmula mágica. O importante é que o funcionário saiba que, em um determinado dia, dentro de um determinado período, ele terá a oportunidade de ouvir uma avaliação estruturada a respeito de seu trabalho.

2. Estruture a reunião antes de começar

Para que o feedback seja realmente efetivo, você precisa prepará-lo com bastante antecedência. Na realidade, como líder, é seu papel colher impressões a respeito do trabalho de seus funcionários constantemente, para que possa oferecer uma boa avaliação sobre os pontos fortes e a melhorar.

Portanto, para que isso seja possível, crie um documento no qual você possa anotar impressões sobre trabalhos, comportamentos e entregas em geral. É uma forma de não se esquecer de detalhes que possam ficar pelo caminho, antes de a reunião acontecer.

No dia do encontro, prepare o feedback na seguinte ordem:

Primeiro, os pontos fortes

​Começar a reunião elogiando aquilo que o funcionário tem de melhor é uma ótima maneira de quebrar o clima de desconfiança que costuma cercar esse tipo de conversa. Chame a atenção para os bons trabalhos realizados e para a maneira como o funcionário influencia positivamente todo o comportamento da equipe.

Segundo, os pontos a desenvolver

Pode parecer bobagem, mas a nomenclatura deste item é muito importante. Pontos a desenvolver são diferentes de pontos negativos, uma vez que, chamando assim, você deixa claro não apenas que espera, mas que acredita que o funcionário é capaz de avançar naquilo em que está sendo mal avaliado.

Como já foi dito, neste ponto, o importante é não fazer acusações vagas e sim apresentar situações específicas nas quais você acha que o colaborador poderia ter agido de forma diferente. Também é fundamental apontar caminhos que possam levar ao desenvolvimento das competências que podem ser aprimoradas. 

3. Dê espaço para o colaborador falar

Feita a apresentação dos pontos do feedback, chegou a hora de ouvir. Como um bom líder, você deve estar aberto a escutar as impressões do funcionário, inclusive naquilo que se refere a você mesmo.

Receber retornos sobre sua liderança é fundamental para que você se desenvolva e também para que a sua relação com a equipe esteja sempre em constante evolução.

4. Transforme o feedback em conversa

A forma como se recebe o feedback faz toda a diferença para a produtividade da reunião.

Portanto, nada de se colocar na defensiva, tentando encontrar desculpas para todos os aspectos apontados pelo funcionário sobre a sua liderança. Se você agir dessa forma, estará dando liberdade para que o colaborador proceda da mesma maneira, acabando com a produtividade da reunião.

O feedback deve ser encarado como uma conversa estruturada, na qual cada um fala na sua vez, sem “bate-boca” e acusações vazias. Lembre-se que todos os colaboradores, inclusive os líderes, trabalham em prol da organização e seus resultados.

Por isso, qualquer conversa — especialmente o feedback — deve ser conduzida de maneira a encontrar as melhores soluções para a empresa.

5. Trace planos de ação, com prazos

Depois da fase de exposição dos pontos fortes e a desenvolver, e dos possíveis debates gerados a partir dela, chegou o momento de traçar um plano de ação.

Afinal de contas, se existem especificidades nas quais o funcionário pode se aprimorar, nada mais justo que você ajude a apontar os caminhos pelos quais isso pode ocorrer. Lembre-se que o bom gestor é aquele que caminha junto da equipe. 

Assim, o ideal é traçar um plano de ação com datas e atividades bem definidas, que deverão ser desenvolvidas ao longo do período traçado. A avaliação da realização dessas tarefas deverá ser uma das pautas da próxima reunião de feedback, dentro do cronograma que você definir.

6. Acompanhe o desenvolvimento do colaborador

Por fim, além de traçar um bom plano de ação, é muito importante que você acompanhe o desenvolvimento do colaborador ao longo das atividades. O feedback estruturado não pode ser composto apenas de reuniões espaçadas.

É fundamental que, como líder, você esteja perto da equipe, esclarecendo dúvidas, orientando e acompanhando de perto o desenvolvimento do material humano da organização.

Além disso, o plano de ação traçado pode se revelar, ao longo do caminho, mais ou menos eficaz, dependendo da forma como se dá o seu desenvolvimento. Mudanças de rumo e adaptações são naturais e muito importantes não apenas para a carreira de cada colaborador, como também para o atingimento dos objetivos organizacionais.

Um feedback honesto e bem aplicado é capaz de transformar a vida de um profissional, combater a desmotivação e ajudar toda a organização de uma empresa.

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