Quando alguém pergunta sobre gestão financeira, o que você responde? Se você acredita que significa apenas cuidar das contas a pagar e a receber e do fluxo de caixa, saiba que está enganado! Muitas outras variáveis estão implicadas, como capital de giro, margem de lucro e até os processos de contratação e desligamento de colaboradores.
Afinal, todo o crescimento da empresa depende diretamente do equilíbrio das finanças. Esse critério, portanto, é fundamental para a continuidade das operações, realização de investimentos e alcance de bons resultados.
Nesse cenário, é preciso considerar o que é necessário para implementar uma gestão eficiente dos recursos financeiros. É o que vamos mostrar neste post, a partir de diferentes variáveis. Quer saber mais? Continue lendo!
O que é gestão financeira?
A gestão financeira consiste em procedimentos administrativos que planejam, analisam e controlam as atividades referentes ao capital, com o objetivo de potencializar os ganhos do negócio. Nesse escopo estão abrangidos avaliações, decisões, análises e estratégias, que estão voltando à administração, manutenção e captação de recursos econômicos.
Para fazer um bom gerenciamento, é necessário cuidar de investimentos, lucros, empréstimos, despesas e custos fixos e variáveis, financiamentos e valor patrimonial da organização. Somente com essa visão ampla é possível atingir bons resultados, com definição de metas e prazos adequados.
A importância de cuidar da gestão financeira
O objetivo dessa prática é responder a algumas perguntas. As principais são:
- Como estão os indicadores financeiros?
- Quanto há em crédito a receber?
- A empresa está com lucro ou prejuízo?
- Quais ações podem ser adotadas para realizar melhorias?
No contexto das finanças, essas quatro perguntas são essenciais porque evidenciam como está o seu negócio. Por exemplo, os indicadores mostram qual caminho a empresa segue e se são necessários ajustes ou adoção de medidas para resultar em melhorias. Por sua vez, entender se o caixa trabalha no negativo ou no positivo é uma maneira de garantir a estabilidade da companhia e realizar ações corretivas sempre que preciso.
Ao mesmo tempo, você consegue identificar se há sobra de caixa, mas a operação está no prejuízo ou vice-versa. Por mais que essa situação pareça estranha, acontece e requer uma análise aprofundada para maximizar a rentabilidade e verificar os pontos negativos a serem trabalhados.
Quando todos esses quesitos são colocados em prática, a administração financeira cumpre seus 4 papéis relevantes:
- planejamento financeiro: indica a demanda de crescimento do negócio, os problemas futuros, os ativos rentáveis e qual deve ser a remuneração mínima deles;
- controle financeiro ou controladoria: acompanha e analisa a performance do negócio, detecta desvios, compara o previsto com o realizado, determina e implementa medidas corretivas e avalia sua eficácia;
- administração de ativos: define a estrutura de risco e retorno mais adequada para a empresa, monitora as defasagens entre entradas e saídas e gerencia os investimentos;
- gestão de passivos: administra a estrutura de capital e assegura a mais eficaz no que se refere a risco financeiro, liquidez e redução de custos.
Nesse contexto, há funções de curto e de longo prazo. Entre as primeiras estão:
- atividades rotineiras;
- controle de caixa, de estoques e de recebimentos e pagamentos.
Já nas segundas estão incluídas:
- estratégias de financiamento e investimento;
- estrutura e custo de capital;
- identificação, análise e seleção de oportunidades de investimento;
- relacionamento com investidores.
Ao alcançar esses quesitos, vários benefícios são alcançados, como maior tranquilidade financeira, acesso a informações precisas e fiéis e subsídio à tomada de decisões. Além disso, os resultados da empresa tendem a ser melhores, porque há um planejamento bem estruturado que fornece o suporte necessário à gestão.
Como fazer uma gestão financeira?
O empresário — especialmente aquele que tem um negócio familiar — precisa evitar a centralização das funções. Apesar de ter que delegar responsabilidades, é necessário atentar a diferentes setores, inclusive o financeiro. Esse é o coração da companhia, porque, sem ele, é mais difícil alcançar resultados positivos.
Além disso, sem dinheiro é impossível fazer investimentos, traçar objetivos e até mesmo obter um crescimento sustentável. Então como executar uma gestão financeira eficiente? Listamos as dicas principais a seguir. Veja!
Faça um planejamento financeiro
O planejamento financeiro é uma ferramenta que define de maneira clara quais são as metas organizacionais. Sempre que o negócio se expande, é preciso rever esse documento, a fim de definir novos objetivos com o propósito de atingir um crescimento eficaz.
Para isso, determine suas metas, seus planos operacionais, prazos e projetos. Lembre-se de que o ideal é fazer investimentos sem prejudicar o orçamento da empresa. O planejamento ajuda nesse quesito, porque fornece uma visão holística da companhia, com apontamento dos erros e das falhas, que comprometem a saúde financeira da companhia.
Uma dica importante é adequar o planejamento financeiro ao estratégico. O segundo determina onde a empresa está e aonde deseja chegar, com a diferença de que considera vários fatores, como recursos humanos e materiais. Assim, ao alinhar esses dois documentos, a tendência é atingir o êxito com mais facilidade.
Fique atento ao fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de gestão financeira. Esse é um conceito básico, mas que exige monitoramento constante — diário, semanal, quinzenal ou mensal. Caso contrário, o risco de passar por imprevistos é muito grande, inclusive com a impossibilidade de honrar os compromissos no prazo.
Por que existe essa recomendação? É simples! O fluxo de caixa registra todas as entradas e saídas financeiras do negócio. Com o monitoramento contínuo, é possível projetar e realizar investimentos, além de evitar dívidas. Da mesma forma, são emitidos relatórios que contribuem para as tomadas de decisão organizacionais.
Além de verificar o status atual do caixa da empresa, vale a pena usar o fluxo de caixa projetado. Ele apresenta uma visão futura e evidencia se as receitas serão capazes de quitar as despesas ou se é necessário fazer uma melhoria na precificação para aumentar a margem de lucro.
Utilize ferramentas de gestão financeira
O planejamento financeiro depende de ferramentas específicas, que contribuem para a gestão empresarial. Além do fluxo de caixa, que já citamos, outras soluções que ajudam a alcançar bons resultados são:
- auditoria interna: é a avaliação das práticas executadas para saber se os resultados são os esperados ou se podem ser melhorados;
- Balanço Patrimonial: é um documento contábil que evidencia lucros, dividendos e patrimônio. Esses dados servem para criar estratégias de investimentos e de eliminação de gastos;
- conciliação bancária: compara entradas, saídas e saldo da empresa com as movimentações bancárias para evitar divergências e erros;
- controle de custos: avalia o orçamento do negócio e se os preços cobrados são compatíveis com os objetivos financeiros;
- Demonstração de Resultado do Exercício (DRE): é outro relatório contábil, mas detalha as operações financeiras executadas em determinado período;
- sistema de cobrança: é um processo automatizado de controlar a inadimplência e evitar a ocorrência de dívidas.
Todas essas atividades são controladas com um software de gestão. Com essa tecnologia, os dados ficam acessíveis e são precisos, o que favorece as tomadas de decisão precisas e inteligentes, bem como o alcance dos objetivos estratégicos.
Registre tudo e organize os documentos
Os arquivos financeiros devem ser organizados e garantir o registro de todas as movimentações realizadas. Essa medida é necessária tanto para a definição de objetivos e rapidez dos processos decisórios quanto para a prestação de contas em caso de fiscalização dos governos municipal, estadual ou federal.
Para cumprir essa etapa, o ideal é contar com um sistema de gestão que centralize os dados, a exemplo de um ERP. Com as informações na nuvem, elas se tornam acessíveis e se mantêm organizadas de maneira sistemática.
Analise os resultados mensais
O crescimento de qualquer empresa precisa ser embasado em dados. Os números relativos a receitas e despesas mostram o futuro e permitem projetar investimentos futuros. Além disso, fica mais fácil identificar oportunidades, tanto no que se refere à redução de custos quanto na questão de captar clientes e aumentar as vendas.
Os resultados mensais, especialmente os indicadores, ainda evidenciam o caminho que a empresa segue e se são necessários ajustes. Com esse acompanhamento, torna-se mais fácil projetar um crescimento sólido. Esse também é um dos propósitos da auditoria financeira.
O que é auditoria financeira?
Segundo o Dicionário Michaelis Online, o termo auditoria se refere a um “exame analítico, minucioso, relativo às operações contábeis e financeiras de uma empresa ou instituição; auditagem”. Em outras palavras, esse é o procedimento em que as atividades realizadas pela organização são analisadas para saber se o planejamento é seguido da forma correta.
No caso específico da auditoria financeira, o objetivo é revisar as demonstrações financeiras e garantir a precisão dos registros. O intuito é aumentar a eficiência das operações e comprovar as movimentações e os registros contábeis executados.
Para ter uma ideia da importância dessa prática, o estudo O Real Custo das Fraudes 2018 mostrou que o gasto por operação fraudulenta equivale a 3,44 vezes o montante perdido na transação. Quando são consideradas as empresas que usam dispositivos móveis como plataforma e comercializam produtos digitais, o valor alcança 3,58 vezes — o que representa 2,56% da receita anual do negócio.
Com a auditoria financeira, são identificados problemas e riscos financeiros, com consequente definição de maneiras de eliminá-los. Assim, essa ferramenta está de acordo com o compliance e a governança corporativa, já que aumenta a fidedignidade das informações e dos registros empresariais.
Por que é importante fazer uma auditoria financeira?
Realizar a auditoria financeira é uma maneira de identificar divergências, riscos contábeis e outros fatos que podem impactar o patrimônio. Desse modo, é possível alterar as ações executadas para aumentar a eficiência e a qualidade dos controles internos.
Nesse sentido, o objetivo principal dessa medida é ser um mecanismo de fiscalização que fornece transparência à prestação de contas. O resultado é o combate a fraudes, roubos e outros esquemas que talvez ocorram na organização, assim como a melhoria da gestão financeira.
A partir de sua eficiência, torna-se possível desenvolver estratégias de otimização e planejamento. Isso acontece porque a auditoria favorece a análise detalhada. Mais que isso, os benefícios alcançados são:
- aumento da correção dos saldos registrados;
- fiscalização da eficiência do controle financeiro;
- identificação de falhas na gestão das finanças;
- garantia da sustentabilidade do negócio;
- melhoria na margem de lucro pela otimização da precificação;
- detecção de desvios e pagamentos indevidos de despesas;
- obtenção de informações corretas e atualizadas sobre a real situação financeira da companhia.
Em suma, a auditoria contribui para a boa reputação do negócio, porque traz transparência, veracidade às informações e solidez à companhia. Tudo isso se reflete em credibilidade, aumento da eficiência, redução dos erros e eliminação dos riscos.
Como realizar uma auditoria financeira?
Aplicar a auditoria financeira exige utilizar seus conhecimentos contábeis e procedimentos de controle para analisar os dados e identificar inconsistências. Como colocar essa ideia em prática? É preciso seguir algumas etapas, que vamos apresentar abaixo. Acompanhe!
Mapeie os processos
Consiste na identificação dos processos existentes para desenhá-los em um fluxo ou mapa mental. Assim, é possível visualizar as etapas com clareza e verificar aquelas passíveis de eliminação ou melhoria.
Para ser eficiente, lembre-se de inserir todos os processos existentes no setor financeiro, como pagamento de fornecedores, baixa de inadimplentes, conciliações, transferências bancárias, gestão do fluxo de caixa e mais.
Identifique os riscos
Analise as rotinas registradas no fluxo ou no mapa e verifique os riscos existentes. Faça uma avaliação detalhada das atividades e busque instabilidades ou falhas que não estejam de acordo com as normas e as melhores práticas do mercado. Caso ache necessário, converse com o gestor da área para chegar a esse resultado.
Assim, você consegue perceber, por exemplo, alguns dos riscos existentes no processo de pagamento a fornecedores, como baixas inadequadas, pagamentos em duplicidade etc.
Faça a análise dos controles internos
Conhece todos os riscos do setor financeiro? Então chegou o momento de avaliar os controles internos, que servem para identificar as incertezas e eliminá-las. Entre as opções estão contratos, relatórios, sistemas, assinaturas, revisões, contratos, planilhas, conciliações e outros.
De modo geral, a ideia é assinalar todas as ferramentas usadas para evitar problemas nas práticas financeiras. O ideal é encontrar aquelas que têm a segurança, a praticidade, a autenticidade e a facilidade das ações operacionais como prioridades.
Por exemplo, no pagamento a fornecedores, um dos riscos é a duplicidade. Para evitar essa situação, uma boa alternativa é o sistema de conciliação acompanhado do registro de caixa. Assim, fica claro que a quitação da dívida já foi realizada — ou ainda está em aberto.
Caso seja identificado um controle interno ineficiente, ineficaz ou inexistente, liste-o em um local separado — e faça a mesma coisa com os outros que se encaixarem nessa categoria. Essa medida contribui para planejar a implantação dos controles internos.
Teste os controles internos
Foque, nesse momento, o nível de segurança e eficiência dos controles, inclusive com o potencial de diminuição dos riscos identificados. Para fazer os testes, é preciso utilizar procedimentos e técnicas de auditoria específicos. A metodologia a ser adotada depende das particularidades da organização.
Cada uma delas tem riscos, controles internos e processos determinados. Portanto, os métodos utilizados devem permitir o alcance dos objetivos. Entre eles estão: exame físico, observação, cálculos, inquérito, validação e outros.
Caso sejam identificadas ineficiências, o ideal é relacionar todos os problemas encontrados e identificar o impacto no setor financeiro e, especialmente, em toda a organização. Assim, fica mais fácil encontrar metodologias melhores e mais adequadas.
Analise os resultados
Terminando a auditoria, a última etapa consiste em analisar as evidências e os resultados. No caso de uma avaliação positiva, o auditor informa sobre a eficácia do processo e recomenda sua manutenção na empresa. Por sua vez, se forem constatadas falhas, o auditor deve identificar o problema, determinar por qual motivo ocorre e recomendar boas práticas para corrigi-lo.
Por esses motivos, o ideal é realizar a auditoria de forma contínua e periódica. Os resultados obtidos precisam ser analisados de maneira preventiva. Dessa forma, os princípios e requisitos éticos são aplicados e cumpridos, com a consequente solução do que requer correção.
O cuidado necessário é com o propósito da auditoria. Apesar de sinalizar problemas, seu intuito nunca é indicar erros e culpados. A ideia é fazer uma gestão financeira mais eficiente, com menos chance de roubos, fraudes e erros.
Como uma consultoria de finanças estratégicas pode auxiliar?
As atividades listadas ao longo deste post — tanto no que se refere à gestão financeira quanto o que é relativo à auditoria — são aperfeiçoadas com a ajuda de uma consultoria de finanças estratégica. Seu propósito é contribuir para o controle de bens e valores, de acordo com as demandas organizacionais.
Isso acontece pela análise do consultor. Esse profissional vai avaliar as finanças do negócio e sinalizar estratégias que visem ao aumento da organização. A consequência é tornar a companhia mais segura, estável e planejada, com o objetivo de enfrentar os desafios e vencê-los com eficiência.
Para chegar a esse patamar, a consultoria financeira estratégica é recomendada para qualquer companhia, mesmo que ela esteja em dia com as finanças e ainda trabalhando no azul. Nesses casos, o auxílio profissional busca prevenir problemas e encontrar estratégias para maximizar o retorno obtido nas atividades executadas.
Assim, o consultor realiza um diagnóstico completo das finanças organizacionais, com análise aprofundada de relatórios e rotinas. Depois de fazer todo esse processo, emite um parecer que contempla suas opiniões e recomendações de melhoria. Dessa forma, cabe ao empresário decidir colocar as sugestões em prática ou ignorá-las.
Nesse contexto, o consultor é capaz de detectar oportunidades, pontos fortes e fracos. Ele também tem a chance de atuar em áreas específicas, como:
- valuation, que verifica o valor do negócio e o potencializa para venda;
- planejamento estratégico financeiro, que tem o objetivo de aumentar o valor organizacional;
- gestão dos recursos financeiros e administrativos;
- análise de viabilidade dos negócios;
- reestruturação do trabalho;
- identificação de investimentos inteligentes.
Os benefícios da consultoria financeira estratégica
As informações coletadas pelo consultor trazem vários benefícios ao negócio. Veja quais são os principais!
Redução das burocracias e dificuldades na gestão financeira
Os processos burocráticos e complexos impactam a produtividade de maneira negativa. Com a identificação desse cenário pelo consultor, é possível fazer melhorias para tornar a empresa mais estável e fácil de gerenciar. De quebra, o gestor tem mais tempo para atuar de modo estratégico.
Visualização mais clara sobre os problemas
As pessoas que trabalham todos os dias com os processos nem sempre percebem os erros cometidos. O profissional externo traz um ponto de vista analítico e crítico, com sugestão de competências nem sempre consideradas por quem está envolvido no fluxo de trabalho. A sinalização de aspectos críticos, inclusive, favorece a localização de procedimentos a serem aperfeiçoados.
Foco em resultados
O consultor tem a função de avaliar o negócio e seus fluxos de trabalho. Enquanto isso, a equipe interna continua focada no core business e outras funções necessárias ao desenvolvimento das atividades. Desse modo, todos focam em resultados, cada um com a atividade que lhe foi atribuída.
Melhoria das tomadas de decisão
O controle e o conhecimento de todas as movimentações financeiras do negócio trazem uma visão mais clara do status atual da organização. Com os dados, é possível tomar decisões mais eficientes e acertadas, que têm o objetivo de levar a organização a um patamar mais elevado.
Aumento da lucratividade do negócio
A gestão financeira realizada de maneira adequada tende a elevar a lucratividade do negócio. Alguns dos motivos são a redução dos desperdícios e a melhor alocação do capital. Com o auxílio do consultor, é possível melhorar ainda mais as decisões e alcançar resultados ainda mais positivos.
Clareza dos processos
A execução rotineira das atividades nem sempre evidencia problemas existentes nos processos de gestão financeira. Além disso, as tarefas diárias consomem muito tempo e prejudicam o andamento dos fluxos de trabalho. Com a consultoria, é elaborado um cronograma de operação, bem especificado e com prazos para alcance dos objetivos. Desse modo, é possível trabalhar de maneira mais precisa.
Dessa forma, fica claro que a gestão financeira pode ser otimizada de várias formas. Neste artigo listamos as principais e apresentamos como ser mais eficiente nessa atividade. Com essas dicas, você já sabe o que fazer e como potencializar seus resultados. Então que tal colocar em prática?
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