Peter Drucker, o pai da administração moderna, tem uma célebre frase: “o que não é medido, não é gerenciado”. Apesar de simples, essa sentença evidencia a importância dos indicadores de desempenho — ferramentas de gestão que contribuem para a empresa seguir o caminho certo e atingir as metas e os objetivos traçados.

A ideia é utilizar esses mecanismos de gestão para aperfeiçoar os investimentos, reduzir custos e aumentar a competitividade. No entanto, essa atividade nem sempre é fácil. Muitos gestores esbarram na quantidade de dados e têm dificuldade de interpretá-los. Então, como reverter esse cenário?

É preciso conhecer o que são esses índices, como eles auxiliam a ter uma visão mais abrangente e levam a tomadas de decisão acertadas. É por isso que criamos este artigo. Aqui, você conhecerá os principais detalhes sobre o assunto. Então, que tal aprofundar seus conhecimentos? Aproveite a leitura!

O que é um indicador de desempenho?

Os indicadores de performance são ferramentas de gestão empresarial que facilitam a interpretação de dados coletados e a análise de resultados. A partir da avaliação, é possível trabalhar em prol da escalabilidade do negócio e identificar se:

  • as metas foram atingidas;
  • os recursos organizacionais foram bem aplicados;
  • as falhas aconteceram e em quais etapas foram verificadas.

Esses índices devem ser aplicados em diferentes setores do negócio, sempre com o objetivo de embasar a gestão. Tenha em mente que qualquer atividade que gere valores ou números é passível de mensuração. Assim, fica mais fácil identificar se as metas para a empresa foram conquistadas ou se é preciso fazer algum ajuste no caminho delineado.

Por que é importante ter indicadores de desempenho?

Sabe aquele ditado que diz: “para quem não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”? Isso exemplifica bem porque é preciso contar com os indicadores gerenciais, que aprimoram a produtividade do negócio. Além disso, são esses números que assinalam se as metas esperadas serão atingidas, se é necessário efetuar mudanças, quais foram os impactos das ações já realizadas e qual é o status atual da administração.

Com essas informações, o gestor monitora as rotinas do negócio e descobre as ações mais eficazes. Além disso, há uma visão mais abrangente sobre as diferentes áreas, com seus aspectos positivos e negativos. A consequência é poder direcionar as atividades e empregar esforços nos critérios que são necessários.

Ao mesmo tempo, os indicadores contribuem para tomadas de decisão acertadas e identificação de gargalos operacionais, que prejudicam o andamento dos processos e dificultam o alcance de objetivos e metas. Isso acontece porque eles precisam estar alinhados ao planejamento estratégico.

Para a empresa, essa é uma oportunidade de fortalecimento do negócio. Por isso, os indicadores devem ser adotados em todas as atividades que agregam valor. É assim que eles atenderão às necessidades organizacionais e ajudarão na previsão de demanda, controle financeiro empresarial e outros aspectos relevantes.

Ao adotar essa estratégia, há diversos benefícios conquistados, entre eles:

  • otimização de recursos, para saber se estão sendo empregados de modo correto e qual é o retorno sobre o investimento;
  • redução de erros, porque as decisões são embasadas em dados;
  • aumento do desempenho, já que os indicadores de recursos humanos indicam a necessidade de aplicar programas de engajamento;
  • melhoria da elaboração de estratégias, com definição das abordagens mais acertadas;
  • avaliação do negócio, com reconhecimento de gargalos e riscos e consequente definição de plano de ação para evitá-los;
  • identificação de pontos de melhoria para aumentar a vantagem competitiva e fazer o empreendimento se diferenciar da concorrência.

Em outras palavras, os indicadores trazem um diagnóstico completo da situação atual do negócio. Além de observarem dados históricos, também apontam o que precisa ser feito para mudar o futuro. Por isso, eles são tão relevantes.

Devo acompanhar todos os indicadores?

Para alcançar o patamar relevante que apresentamos até aqui, é essencial trabalhar com os chamados indicadores-chave de desempenho (KPIs). Eles são mais específicos que os índices comuns. Por isso, o propósito é ignorar os índices menos importantes e trabalhar apenas com aqueles que forem realmente relevantes, isto é, que impactam os resultados organizacionais.

Em outras palavras, todo KPI é um indicador, mas o contrário não é válido. A diferença entre eles é que o primeiro deve impactar o direcionamento estratégico da organização, enquanto o segundo demonstra apenas uma medida de performance. O problema é que, ao analisar diferentes dados, é possível se perder a um grande volume de informações, que nem sempre são úteis.

Sendo assim, o KPI é mais interessante para a organização. É por meio dele que se torna possível fazer alterações relevantes, que tragam resultados positivos. Ademais, ele precisa cumprir alguns quesitos, como:

  • ser útil e relevante para o negócio ou o setor;
  • refletir direcionadores de valor estratégico;
  • ter fácil entendimento;
  • contextualizar alguma informação;
  • estar atrelado a algum sistema de recompensas.

De maneira mais simples, os KPIs são indicadores para tomada de decisão. Para um call center, por exemplo, é importante mensurar aspectos que influenciam a qualidade dos atendimentos. Então, algumas análises possíveis são: número de ligações atendidas, quantidade de chamadas atendidas em um tempo máximo de espera etc.

Por sua vez, a área de vendas, que abrange o resultado financeiro, tem como exemplos de indicadores: taxa de sucesso, receitas por vendedor, região e comercialização etc. No que se refere às finanças, é possível identificar a falta de capital de giro ou sua disponibilidade, nível de endividamento, liquidez dos investimentos e EBITDA (Lucro Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização).

Como é possível perceber, existem diferentes indicadores importantes para o negócio. Eles variam conforme o segmento de atuação e o setor específico do negócio. Por apresentarem essas diferenças, é preciso saber selecionar os melhores KPIs para o seu negócio. Vamos explicar melhor a partir de agora.

Como escolher um indicador de desempenho?

A prerrogativa indispensável é que o indicador seja capaz de aperfeiçoar a gestão empresarial. Por isso, devem ser definidos de maneira antecipada, a partir da identificação dos fatores que mais impactam os resultados.

Apesar dessa recomendação, ainda pode ficar pouco claro quais aspectos devem ser considerados no momento de delimitar os melhores KPIs para o seu negócio. Por isso, listamos os fatores importantes para esse processo. Confira!

Avalie o potencial de mensuração

O indicador sempre deve ser quantitativo para evitar a subjetividade da análise. Por isso, a clareza e a objetividade são os diferenciais nesse momento. Se você pretende verificar a melhoria do processo de vendas, seja específico e utilize a taxa de conversão, que avalia quantos negócios são fechados em comparação com a quantidade de clientes que entram em contato.

Adote um indicador simples

A simplicidade é característica indispensável aos indicadores de desempenho. Caso contrário, a equipe pode ter dificuldade para entendê-lo e deixar de colocá-lo em prática. Imagine, por exemplo, que você define como KPI a taxa de eventos recorrentes ocorridos entre vendas e clientes. Parece complexo, certo?

E realmente é. Esse nome não demonstra o que deve ser analisado nem explica exatamente qual é seu objetivo. Porém, você é capaz de analisar a taxa de fidelização e de vendas recorrentes para identificar quantas compras novas foram feitas por pessoas que já adquiriram algum produto ou serviço anteriormente. 

Analise a adequação do indicador aos objetivos organizacionais

O KPI precisa estar relacionado à estratégia da empresa e ser, de fato, útil para o alcance dos objetivos. Se o propósito, por exemplo, é garantir um crescimento rápido para o negócio, algumas possibilidades são:

  • taxa de churn, que pode ser traduzido como nível de rotatividade ou evasão de clientes;
  • ticket médio, isto é, o valor médio gasto por cliente a cada compra;
  • número de contatos realizados;
  • taxa de conversão.

Considere a estratégia organizacional

Uma das funções dos indicadores de desempenho é assinalar como estão os resultados da estratégia adotada atualmente. Essa questão é adaptada conforme o setor analisado. Porém, imagine que o marketing esteja apostando em ações digitais. Nesse caso, é possível analisar a taxa de conversão das oportunidades geradas no ambiente virtual.

Analise a possibilidade de criar uma base de dados relevante

Os indicadores de performance servem para os gestores tomarem decisões acertadas. Para isso, é necessário ter uma base de dados relevante, que subsidie o processo e permita compreender qual é o status atual da organização.

Um software de gestão e/ou um CRM são excelentes para armazenar dados financeiros, de vendas, estoque e clientes. Eles integram as informações e disponibilizam em um local único, que simplifica o acesso. Como consequência, fica mais fácil decidir qual caminho é o mais seguro.

Agora, você já sabe como escolher os indicadores adequados para o seu negócio. Porém, para fazer uma definição precisa, é necessário saber quais tipos existem. Confira em seguida!

Quais tipos de indicadores existem?

Há diferentes funções a serem cumpridas pelos indicadores de desempenho, que podem se encaixar em várias categorias. Isso significa que a companhia é capaz de fazer diversas análises de seu nível de desempenho. Em qualquer um dos casos, o propósito é refletir os objetivos organizacionais.

Nesse contexto, os principais tipos de indicadores existentes são os que apresentamos a seguir.

Indicadores de produtividade

São usados para avaliar a performance de colaboradores. Relacionam trabalho, resultados alcançados e recursos gastos. Por isso, é possível mensurar a produtividade de cada indivíduo, por hora/máquina ou hora trabalhada.

De modo geral, permitem comparar o uso dos recursos e as entregas. Devido às suas características, estão associados à confiabilidade passada pela empresa, por exemplo, pelas entregas feitas dentro do prazo.

Indicadores de qualidade

Servem para detectar inconformidades e desvios referentes ao processo produtivo. Podem identificar, por exemplo, o nível de produtos danificados e fazer uma comparação com o grau de tolerância. A partir dos dados coletados, é possível verificar os gargalos do processo que precisam ser aperfeiçoados.

Para ter uma avaliação precisa, é fundamental fazer a análise junto aos indicadores de produtividade. Por exemplo: o total de reclamações recebidas por um serviço precisa ser comparado ao grau de aceitação para saber qual aspecto é mais relevante e se a necessidade de mudanças é urgente.

Indicadores de capacidade

Mensuram a capacidade de resposta de um processo. Por exemplo: em uma indústria, esse indicador é capaz de avaliar quantos produtos uma máquina embala durante determinado período. 

Indicadores estratégicos

Avaliam como a empresa está em comparação com os objetivos traçados. Por isso, servem como um direcionamento, além de também assinalarem o contexto atual do negócio e qual era a expectativa. Por serem mais amplos, fornecem uma ampla visão das metas delineadas.

Independentemente do tipo de indicador, é importante destacar que todos eles são relevantes. Eles evidenciam como a empresa está sendo construída e qual seria a base sólida necessária para alcançar o sucesso. No entanto, esses aspectos somente são conquistados quando os dados são utilizados de maneira estratégica.

Como usar os dados de forma estratégica?

Responder essa pergunta passa pelas aplicações possíveis nos diferentes setores do negócio e pelo planejamento estratégico. Como ressaltamos, é fundamental que os indicadores de desempenho tenham relação com os objetivos do negócio. Caso contrário, serão inúteis e tenderão a consistir em um grande volume de dados sem serventia.

Ao adotar os KPIs, você prioriza as métricas relevantes para o negócio e atinge uma visão estratégia da rotina operacional. Nesse contexto, os principais indicadores a serem analisados são os que apresentamos a partir de agora. Acompanhe!

Indicadores de sucesso de vendas

São indicadores úteis principalmente para o setor comercial, porque evidenciam a relação entre vendas concretizadas e oportunidades de negociação em certo período. Com o resultado, o gestor analisa e compreende a eficiência da abordagem aos clientes. 

Caso seja negativo, é preciso considerar outras estratégias que reduzam os pontos fracos e aperfeiçoem os fortes. Uma possibilidade é criar uma padronização de processos com as melhores práticas dos vendedores que alcançam resultados positivos.

Indicadores de lucratividade

O nível de lucratividade é um dos indicadores mais importantes para uma empresa — afinal, sem lucro é impossível manter um crescimento sustentável. Quando o indicador apresentar um faturamento maior que os gastos, é um bom sinal. 

O contrário indica que é preciso verificar onde estão custos e despesas desnecessários para eliminá-los. Lembre-se: quando os índices de lucratividade estão negativos, é preciso fazer ajustes o mais rápido possível, porque isso impacta outras áreas do negócio.

Indicadores de rentabilidade

Relacionam o percentual entre lucro e investimento. Por exemplo: se foram aplicados R$500 mil e foi atingido um lucro de R$20 mil, a rentabilidade é de 4%.

Índice de turnover

Apresenta o nível de rotatividade dos colaboradores, que geram prejuízo e custos elevados à empresa. Ao mesmo tempo, assinala problemas referentes à cultura organizacional e à qualidade de vida no trabalho. Assim, um alto índice de turnover indica aspectos negativos para a retenção e captação de talentos. Além disso, interfere na produtividade da equipe.

Entre as possibilidades proporcionadas por esse indicador estão: aperfeiçoar as políticas de gestão do RH, criar um ambiente de trabalho melhor e mais inteligente, e elevar o engajamento dos profissionais. Um problema de turnover evidencia, por exemplo, problemas de liderança, falta de valorização dos colaboradores e mais.

O cálculo da rotatividade é feito pela soma de demissões e admissões dividido por 2. O resultado deve ser dividido pelo total de colaboradores do negócio. 

Indicador de faturamento

Demonstra o total gerado em vendas pela companhia. Analisado de maneira isolada, não tem grande relevância. Porém, ele ajuda a mensurar alguns aspectos importantes, como:

  • itens mais promissores;
  • produtos com baixos níveis de vendas;
  • ticket médio por cliente etc.

Com essas informações, torna-se possível traçar ações estratégicas para alavancar as vendas. Por exemplo, ao conhecer o perfil de clientes, é possível realizar promoções com os itens com maior potencial de vendas.

Margem de contribuição

É o valor que sobra da receita total após a subtração dos gastos variáveis. O resultado apresenta se o desempenho do negócio está próximo ao esperado. Esse indicador é relevante para mostrar os valores gerados com a comercialização de mercadorias em comparação com custos e despesas despendidos para manter a operação em funcionamento.

Como fica claro, cada área conta com indicadores de desempenho específicos. Veja alguns exemplos.

Financeiro

Contempla alguns dos indicadores mais importantes, como receitas, despesas, lucro e lucratividade. Mais além, é possível usar outros KPIs, por exemplo, capital de giro disponível, nível de endividamento, EBITDA e liquidez dos investimentos.

Vendas

Tem relação com o financeiro, mas apresenta indicadores diferentes, relacionados à negociação com os clientes. Entre eles estão: taxa de sucesso em vendas, funil de vendas e receitas por vendedor, região e venda.

Recursos humanos

Contém indicadores importantes para identificar o nível de satisfação dos colaboradores. Os principais são: índices de turnover e de absenteísmo, quantidade de demissões e contratações, número de treinamentos realizados etc.

Como melhorar os indicadores de desempenho?

O aprimoramento dos KPIs implica ter estratégias de análise apropriadas. Na prática, isso significa ter indicadores relevantes e filtrar os dados de maneira acertada para saber aplicar os resultados com precisão. A partir disso, é preciso criar um plano de ação, isto é, um planejamento que considere a solução de falhas.

Para chegar a esse patamar, é necessário ter o apoio de uma empresa de consultoria empresarial especializada, como a do Inepad Consulting. O profissional indicará como as equipes poderão trabalhar de forma integrada a fim de otimizar os processos e evitar desempenhos ruins. Com a aplicação das ações, são feitas avaliações contínuas de impacto para saber o que deu certo e errado. Tudo isso com vistas a uma análise estratégica, realizada de maneira qualificada e eficiente.

Perceba que a ajuda de um profissional externo contribuirá para a análise de dados e identificação do que pode ser colocado em prática para alcançar os resultados esperados. Do mesmo modo, serão indicados os aspectos fundamentais para colocar em prática uma gestão adequada, que vise ao compliance (ou seja, à conformidade com as leis e melhores práticas) e à adoção da governança corporativa.

A consequência é uma visualização mais clara dos dados e do contexto organizacional. Dessa forma, torna-se mais fácil diminuir gargalos, reduzir custos, aprimorar processos e alavancar os resultados. 

Como facilitar a análise de dados?

A consultoria já contribui para esse processo, mas ainda existem outras ferramentas e tecnologias que auxiliam a coleta e a análise de dados. Um deles é o software de gestão (ERP). Essa solução centraliza as diversas informações do negócio e oferece acesso rápido e fácil.

Com a disponibilização dos dados, é mais fácil tomar decisões acertadas e melhorar o fluxo de trabalho. Como consequência, os processos se tornam mais eficientes e há redução de custos, seja pela unificação de informações, seja pela eliminação do que é desnecessário.

A organização também implementa uma gestão de processos inteligente e integrada. Por exemplo: o profissional do marketing avalia os dados de vendas e identifica os produtos mais e menos procurados para criar campanhas acertadas. Por sua vez, compras verifica o nível de estoque de cada mercadoria para programar os próximos pedidos e fazer a melhor negociação. Isso impacta o financeiro, que aloca melhor os recursos. E por aí vai.

Em suma, o ERP facilita a gestão dos dados e a implantação de estratégias com bom custo-benefício. Erros e problemas operacionais são evitados e o negócio mantém uma rotina mais inteligente.

Junto a essa ferramenta existe o Business Intelligence (BI), que coleta, visualização, analisa e monitora os dados para garantir que os gestores tomem decisões acertadas. Essa solução agiliza esses processos — tarefa que demandaria muito tempo e colaboradores, se fosse feita de maneira manual.

Em resumo, os indicadores de desempenho tornam a gestão mais dinâmica, eficiente e eficaz. Eles consolidam os resultados do negócio e garantem a melhoria por apontar se o caminho está certo ou se são necessários alguns ajustes. Ao ter essa visão holística, fica muito mais fácil tomar decisões acertadas e que visem aos objetivos de longo prazo. Ademais, você recebe um alerta de quando o contexto precisa ser modificado para implantar as ações corretivas necessárias.

Agora que você entende a importância dos KPIs, como analisá-los e utilizá-los na sua empresa, que tal saber como usar esses recursos a favor do seu negócio? Baixe o Manual sobre indicadores de sucesso: o que você precisa saber para ter uma empresa competitiva e veja como otimizar a gestão da sua empresa!