Um negócio que se preocupa com uma gestão bem desenvolvida busca mecanismos para alcançar uma estrutura organizacional bem delineada, visando seu crescimento e sobrevivência. Nesse contexto, a controladoria nas empresas exerce a função estratégica de garantir que as informações sejam adequadas ao processo decisório, para que os gestores resolvam uma equação que precisa somar produtividade e eficiência à alta lucratividade com menores custos.

Neste post vamos mostrar a atividade da controladoria como importante auxílio no controle da empresa explicando suas principais características. Confira!

O que é controladoria?

Controladoria é um conjunto de atividades que atua com métodos da contabilidade e da administração entre outras áreas, que otimizam a gestão financeira das empresas, estruturada com base no processo decisório, passando pelas etapas de planejamento, execução e controle.

Ela serve para dar suporte aos gestores e diretores nas tomadas decisões em diferentes setores da empresa. Trabalhando com vários profissionais, essa área coordena e analisa ações em curto e longo prazo, repara erros e potencializa acertos.

Qual a importância da controladoria?

A importância da controladoria dentro da estrutura de uma organização nasce da necessidade cada vez maior de se pensar estrategicamente e de ter uma visão panorâmica de todos os processos da empresa. Ela possibilita o aperfeiçoamento e a agilidade da ação dos gestores de maneira eficiente, por meio de informações vitais para o sucesso da empresa.

Como funciona a controladoria na prática?

Com os avanços da tecnologia e aumento do fluxo de dados gerados diariamente, o controle e a estruturação de todo processo informacional passam a ser prioridade.

As atividades da controladoria baseiam-se em etapas. Praticamente, são necessários três pontos fundamentais para o trabalho e desenvolvimento da controladoria dentro de uma organização:

  • objetivos da organização: ao iniciar qualquer tipo de programa, assim como é o caso da controladoria, é necessário ter muito claro onde se deseja chegar;
  • processo de transformação: nessa etapa é preciso acompanhar esse desenvolvimento com bastante agilidade e controle dos processos gerenciais;
  • controle: prever, prevenir e gerenciar tudo o que é produzido de informação — interna e externa —, estruturar e munir os tomadores de decisão é o foco dessa etapa.

A controladoria trabalha voltada para a eficiência e a eficácia de todos os departamentos da empresa.

Quais os benefícios de trabalhar com controladoria?

Todo o trabalho da controladoria é para melhorar a gestão do negócio. Sua aplicação dentro de uma organização proporciona benefícios concretos no diz respeito a planejamentos e, principalmente, a resultados. Podemos citar benefícios como:

  • planejamento sólido;
  • decisões eficientes;
  • controle do planejamento orçamentário;
  • redução dos custos;
  • controle do mercado externo para analisar fatores de impacto;
  • estratégias comerciais;
  • aprimoramento de soluções em logística;
  • entre tantos outros.

Por meio da controladoria a empresa passa a atuar no mercado com mais eficiência e segurança, munida de informações que permitem saber qual o melhor passo a dar diante do futuro.

Como deve atuar o controller?

O controller é um profissional ao mesmo tempo estratégico e gerencial. Ele tem a responsabilidade de reunir e administrar um conjunto de informações econômicas, financeiras e gerenciais, garantindo sua natureza confiável e as disponibilizando aos gestores em tempo adequado.

Por atuar integrado dentro de todas as operações da empresa, o controller tem um caráter multidisciplinar e precisa ter domínio sobre as áreas abaixo listadas:

  • contabilidade: pelo uso de ferramentas de avaliação e mensuração do negócio;
  • administração: pela utilização de ferramentas, técnicas e procedimentos de gestão;
  • economia: pelo uso de conceitos de valor econômico;
  • direito: para compreender e interpretar a legislação tributária;
  • estatística: para avaliar condições de riscos e incertezas;
  • matemática: para mensurar e calcular os valores econômicos e dados contábeis;
  • sociologia: para entender conceitos como (níveis de responsabilidade, autoridade, poder etc.) no processo de gestão;
  • psicologia: para a compreender o comportamento das pessoas na tomada de decisão.

Quando um plano de controladoria é necessário?

Optar pela adoção e implementação de um plano de controladoria requer uma análise organizacional. Dentro desse cenário, idealmente, existem 3 pontos importantes que devem ser avaliados.

Objetivos empresariais

A implantação da controladoria precisa de um planejamento estratégico bem feito. É fundamental que a organização saiba onde deseja chegar. Assim, será possível atingir o máximo de eficiência. A definição dos objetivos empresariais deve ser baseada nas respostas para essas 5 questões:

  1. O quê?
  2. Quando?
  3. Onde?
  4. Como?
  5. Quanto?

Mudanças do mercado

O profissional que desempenha a função de controller tem um desafio inerente ao seu trabalho: fazer o acompanhamento das incessantes mudanças que tanto o mercado como o panorama econômico sofrem. É preciso ser ágil e controlar eficientemente os processos gerenciais para acompanhar essas transformações, dada a relevância desse monitoramento.

Análise de informações

Analisar informações é a incumbência principal do setor de controladoria. Para tanto, é fundamental realizar a administração das informações internas e externas, bem como organizar os dados para servirem de base às tomadas de decisão dos gestores.

Como fazer relatórios gerenciais de controladoria?

Existem desafios típicos na vida profissional dos controllers. Além de desenvolver o planejamento estratégico e o orçamento empresarial anual, o controller também tem que fazer o acompanhamento dos resultados mês a mês, que devem ser apresentados de maneira compreensível, por meio dos relatórios gerenciais.

A dificuldade aparece quando esse tipo de relatório é gerado a partir de sistemas inadequados, ocasionando conclusões incorretas, o que custa caro, levando a empresa a perder oportunidades.

Para fazer relatórios gerenciais de controladoria eficientes, é preciso seguir algumas premissas.

Estabelecer o que deve ser planejado e monitorado

Um relatório gerencial precisa ser composto por dados relevantes, demonstrando a influência do trabalho feito pelos controllers. Portanto, é preciso destacar a identificação de novas oportunidades comerciais, a influência nas saídas de caixa e o retorno sobre os investimentos (ROI).

A margem de contribuição por mix de produtos ou serviços, os gastos setorizados e os investimentos previstos/realizados são informações consideradas úteis para análise do panorama operacional da organização.

Realizar análises amplas e detalhadas

O melhor é iniciar pela análise dos dados importantes para o desempenho da empresa. Feito isso, deve-se partir para a verificação da performance mês a mês. Com esse estudo, é possível entender se o planejamento estratégico elaborado foi implantado com sucesso. O exame dessas informações pode ser aprofundado por meio de relatórios drill down, que consistem na exploração de diversos níveis de detalhamento dos dados. Assim, o controller pode concluir quais ações impactaram determinados resultados.

Identificar os resultados positivos e negativos

O principal objetivo dessa parte de um relatório gerencial de controladoria é apontar as principais dificuldades e oportunidades do negócio. Dessa maneira, é possível apurar os itens que têm contribuição significativa para o crescimento da empresa.

Dar prioridade para os pontos de alavancagem

A fim de otimizar os resultados, uma organização deve identificar o que traz mais retorno e requer menos esforços da companhia. Aqui, o controller consegue perceber que os pontos com resultados mais insatisfatórios podem melhorar. Já os itens que têm um bom desempenho servem como benchmarking. Inclusive, o investimento neles pode ser otimizado, para aumentar o retorno gerado.

Elaborar os relatórios gerenciais completos

Um relatório gerencial precisa conter os indicadores de desempenho definidos pela empresa, juntamente com a análise de cada um deles. Além do mais, é preciso expor como melhorar os resultados obtidos e quais ações devem ser marcadas como prioritárias. Dessa forma, os gestores terão acesso aos verdadeiros resultados do negócio, definindo com mais eficiência as próximas estratégias a serem tomadas.

Quais são as principais ferramentas de controladoria?

As incumbências do setor de controladoria só podem ser executadas eficientemente a partir do momento que o controller utiliza as ferramentas adequadas. Para isso, é fundamental contar com a ajuda da tecnologia, que traz benefícios para que as tarefas sejam feitas de forma ágil e as informações sejam acessadas de qualquer lugar.

Abaixo, conheça as principais ferramentas recomendadas para o trabalho de um controller.

Balanced Scorecard (BSC)

Traduzindo para o português, Balanced Scorecard significa Indicadores Balanceados de Desempenho. Esse método é estratégico para a utilização de dados além dos financeiros e econômicos.

O BSC analisa diversas informações, como a performance da empresa em relação aos consumidores, o desempenho dos colaboradores e dos processos operacionais, a atuação da companhia quanto à tecnologia e inovação.

A análise do Balanced Scorecard traz uma integralizada, descrevendo o negócio e seus objetivos estratégicos pelos pontos de vista financeiro, mercadológico, de aprendizado e inovação e de procedimentos internos.

O BSC utiliza esses aspectos para realizar o alinhamento dos objetivos traçados com os KPIs (Key Performance Indicators, ou Indicadores de Performance), incluindo o planejamento estratégico e as metas. No setor de controladoria, a principal vantagem é abastecer a alta diretoria da empresa com os resultados mensurados a longo prazo, o que torna viável a realização de ajustes e revisões das ações estratégicas implementadas.

Business Intelligence (BI)

A ferramenta de Business Intelligence é uma facilitadora para a função de coletar informações estruturadas e não estruturadas, para, depois, serem analisadas e interpretadas no momento da tomada de decisões por parte dos gestores. O BI no departamento de controladoria funciona da mesma maneira. Assim, o controller consegue ter resultados embasados em dados reais, para que a alta diretoria consiga decidir o rumo que a companhia deve seguir de maneira fundamentada.

Explicando de uma forma mais simples, o BI é um recurso que presta assistência para que sejam feitas análises tanto do presente, como de projeções futuras. Logo, o alcance de metas e objetivos organizacionais é facilitado por meio dessa ferramenta.

Gestão estratégica

A gestão estratégica empresarial propõe-se a colaborar para que a companhia atinja os propósitos traçados no planejamento, principalmente quando o assunto é utilização de recursos, realidade ambiental e melhoria do relacionamento entre as pessoas. Esse tipo de gestão é intimamente relacionada ao plano estratégico, auxiliando a otimizar as ações comunicacionais, motivacionais, prioritárias, entre outras.

Dentro desse contexto, o imprescindível a realização de uma avaliação do ambiente em que a empresa está inserida. Para isso, o melhor caminho é utilizar a análise SWOT, que explora as forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats), como diz a sigla em inglês.

Em suma, a controladoria é uma forte ferramenta de planejamento e informação para o aumento da lucratividade da empresa em um mercado cada vez mais globalizado, competitivo e transformado pelas inovações tecnológicas.

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