A gestão de dados é um ponto-chave para garantir a administração eficiente de um negócio. Independentemente do porte de uma empresa, haverá uma infinidade de documentos que precisam ser registrados e acompanhados, como contratos, manuais, entre outros.

Ainda não sabe o que é ECM? Ele pode ser a melhor solução para administrar os dados de sua empresa.

ECM é a sigla para “Enterprise Content Management”, traduzido como “Gestão de Conteúdo Empresarial”. Como o nome indica, é um sistema ― digital ― para organização de documentos, incluindo todos os estágios de uso. Ou seja, é uma ferramenta que te auxiliará no gerenciamento de dados, desde o momento em que são criados até seu arquivamento ― e possível descarte.

Entender o que é ECM é algo fundamental atualmente, pois esse recurso tem ganhado cada vez mais destaque nos últimos anos, e é provável que se torne uma necessidade para qualquer grande empresa em pouco tempo.

Como o ECM se aplica na prática?

1. Utilização de uma estrutura de TI consistente

Como acabamos de mencionar, o ECM é um sistema exclusivamente digital, que funciona por meio de um software instalado no servidor da empresa.

Naturalmente, para poder aplicar tal recurso, a empresa precisa ter uma área de TI desenvolvida, com profissionais dedicados e um servidor bem monitorado. Se os documentos da empresa não estiverem 100% digitalizados, não haverá como implantar a solução.

Mesmo que haja um grupo bem capacitado de profissionais de TI na sua empresa, é provável que ainda seja necessário buscar ajuda especializada na área. Afinal, esse ainda é um campo novo e muito específico, apesar de seu rápido crescimento nos últimos tempos.

2. Agrupamento de múltiplas técnicas de organização

Saber o que é ECM não é o suficiente para aplicá-lo corretamente. Ele não é uma solução única, mas, sim, uma integração de várias ferramentas e práticas de gestão de dados. Há várias outras estruturas destinadas aos estágios individuais do processo, como captura, organização e compartilhamento de documentos.

O ECM tem como tarefa principal alinhar esses documentos sob um padrão e definir quem terá acesso a quais arquivos. É necessário que as técnicas e ferramentas já utilizadas na empresa tenham sua própria eficácia comprovada ou não será possível aplicá-las em conjunto.

3. Participação conjunta de todos os setores

Cada área dentro da empresa, como Recursos Humanos, Marketing, Jurídico e Atendimento, lida com seus documentos de formas diferentes. Pode ser que haja um padrão dentro de uma organização, mas ele sempre está sujeito às necessidades específicas de cada setor, e o ECM também deve atender a essas demandas.

Porém, para que os diferentes padrões e critérios de cada área sejam atendidos, todos os gestores devem estar envolvidos na instalação da ferramenta. Dessa forma, eles poderão testar as mudanças e confirmar quais elementos mais contribuem para a produtividade de cada equipe.

Quais são seus benefícios?

1. Simplificação do gerenciamento de dados

Após entender o que é ECM, você certamente pensou nessa solução para a sua organização, não é mesmo?

Possuir um sistema digital que atue para gerir todo o processo de documentação, desde sua criação até o controle de acesso, reduz a necessidade de acompanhar manualmente todas as mudanças de arquivos. Menos trabalho manual significa mais tempo para trabalhar de forma estratégica.

Várias das funcionalidades desse sistema, como o controle da autorização de acessos, a criação de alertas por data em documentos e os múltiplos critérios de busca dentro do sistema, são fundamentais para aumentar a competitividade do seu negócio. E simplicidade nos procedimentos é sempre uma vantagem no mercado.

2. Eliminação dos arquivos em papel

Documentação impressa é uma das grandes fontes de custo para qualquer empresa, não apenas pelo valor do papel e da tinta, mas também pelo espaço e pela estrutura necessários para preservar o material tanto antes quanto após sua emissão.

Com o mesmo espaço físico necessário para guardar esses documentos, seria possível armazenar dezenas ou centenas de vezes mais informação em servidores.

Ao adotar um sistema de ECM, a empresa também está se comprometendo a migrar do modelo em papel para o digital. Sem mais necessidade de arquivar documentos impressos, os custos mensais da empresa são reduzidos. Além disso, várias tarefas do dia a dia se tornam mais práticas, como o envio de formulários e a emissão de contratos para clientes.

Um exemplo muito forte a favor dessa ferramenta é a recente virtualização da Declaração do Imposto de Renda, não mais emitida em papel.

3. Troca de informações mais rápida

Outra vantagem de possuir um sistema digitalizado é a possibilidade de enviar dados rapidamente, seja entre os computadores da empresa, seja por meio da internet. Considerando que muitos negócios já se expandem para múltiplas cidades, ou mesmo países, é mais do que necessário que essas sedes sejam capazes de se comunicar de forma rápida e eficiente.

Desde que o usuário e o servidor da empresa estejam conectados na internet, é possível acessar e editar os documentos da empresa. Isso permite que as soluções de ECM sejam escaladas mais facilmente junto ao crescimento dos negócios, e ferramentas com alta escalabilidade são sempre úteis para empresas com planos de crescimento.

4. Possibilidade de múltiplos acessos

Da mesma forma que o ECM permite a uma pessoa visualizar e editar documentos, ele também possibilita que múltiplos usuários façam o mesmo com aquele arquivo. Poderia ser o caso de vários profissionais de design trabalhando em um mesmo produto simultaneamente ou de diferentes gestores acessando a mesma cópia de um relatório importante.

Isso não só facilita o compartilhamento dos dados como evita que múltiplas cópias do documento sejam criadas. No caso de dados que serão alterados pelos colaboradores, é importante que haja apenas um exemplar, evitando conflitos de versões.

Atualizar um manual em uma pasta de acesso livre, por exemplo, é muito mais eficiente do que enviar um novo arquivo por e-mail, que pode ser confundido com uma versão anterior.

Agora que você entende melhor o que é ECM e quais são suas vantagens, é hora de investir em mais soluções de dados para sua empresa. Quer continuar acompanhando nossas novidades? Então assine nossa newsletter e receba novos conteúdos em primeira mão!