Existem diversas formas para promover a redução de custos nas organizações. Uma ferramenta bastante conhecida e utilizada é o orçamento base zero, que ajuda o empreendedor a tomar decisões assertivas, escolhendo o melhor caminho.

Você sabe o que é essa metodologia e de que forma ela pode ser aplicada?

O que é o orçamento base zero?

Geralmente, essa ferramenta é utilizada em grandes empresas, mas também pode ser adotada por negócios de portes pequeno e médio. O objetivo é analisar a organização por completo, verificando quais são as prioridades estratégicas e quais elementos podem ser cortados sem grandes prejuízos para o negócio. Ou seja, os cortes são realizados considerando a estratégia do negócio.

Como funciona o orçamento base zero?

Como propõe uma análise do negócio, o objetivo dessa ferramenta é fazer a avaliação de baixo para cima. Assim, parte-se da missão e dos valores definidos pela organização, bem como de um custo mínimo necessário à operação da empresa.

Por envolver grande número de avaliações, o orçamento base zero requer que diversas etapas sejam realizadas.

Mobilização dos colaboradores

Todos os colaboradores devem estar engajados na aplicação do orçamento base zero, desde a direção até os trabalhadores da produção. Contudo, os diretores e gestores devem passar por um treinamento e por uma preparação, porque é difícil cortar custos de áreas que já estão consolidadas.

Separação da empresa

O negócio precisa ser separado em unidades, ou seja, em grupos lógicos de orçamentação. O objetivo é analisar como cada setor lida com os custos, revisando o histórico de gastos de cada um dos grupos.

Desdobramento das estratégias

Qualquer estratégia organizacional precisa atingir as metas da empresa, que, por sua vez, devem estar de acordo com a missão estabelecida. Por isso, é preciso compreender que o orçamento do negócio parte das metas definidas.

Para fazer o desdobramento das estratégias, é importante responder a algumas questões:

  • Quais são os resultados financeiros pretendidos?
  • Qual a proposta de valor da organização?
  • Quais processos exigem excelência?
  • Como desenvolver os capitais humano e intelectual?

Análise das métricas do grupo

Como a empresa é separada em grupos lógicos de orçamentação, é importante fazer a análise das métricas de acordo com cada setor. Nesse sentido, é bastante comum que diferentes departamentos tenham metas ou atividades similares. Assim, é possível remanejar as áreas e os colaboradores, otimizando as funções.

Definição do custo mínimo de operação

Também chamado de limiar, esse é o custo mínimo necessário para a empresa executar suas atividades. O que estiver além desse valor é considerado incrementação ao orçamento, ou seja, um complemento que precisa ser priorizado.

Classificação das despesas fixas conforme o grupo

Por fim, cada despesa da organização precisa ser classificada. A categorização é feita pelos diretores, presidente e CEO da empresa, considerando a descrição das atividades, os dados apresentados e um argumento consistente. Depois disso, todos votam para definir as atividades mais estratégicas e montam o orçamento do negócio.

Conclusão

O orçamento base zero não é uma metodologia fácil de implementar, mas traz diversos benefícios à empresa. Por permitir que os gestores tenham ampla visão da organização, é necessário considerar o histórico de custos, as estratégias detalhadas e delimitadas, e as metas definidas de acordo com cada grupo lógico de orçamentação.

O grande benefício dessa ferramenta é não precisar ser aplicada todos os anos, já que é mais voltada para revisão e reestruturação da estratégia organizacional. Assim, o recomendado é que o orçamento base zero seja realizado a cada 3-4 anos.

Durante esse período, o ideal é usar o orçamento base Histórico, que considera os dados levantados relativos ao ano imediatamente anterior. Assim, calcula-se em quanto a receita deve ser elevada e em quanto os gastos e custos devem ser aumentados para que seja oferecido o suporte necessário. Dessa forma, é possível cuidar do orçamento da empresa e gerir melhor o negócio.

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