O relatório gerencial é um recurso de extrema importância para qualquer gestor. É por meio dele que é possível acessar informações consolidadas referentes aos processos e seus resultados, e utilizá-las como base para a tomada de decisões. Porém, para que o relatório realmente contribua de forma eficaz, é necessário observar alguns pontos básicos antes de gerá-lo.

A seguir, entenda melhor o funcionamento e conceitos e confira algumas das melhores práticas para desenvolver um relatório gerencial:

Os conceitos básicos

O estatístico e consultor Edwards Deming foi reconhecido mundialmente por suas contribuições para os processos produtivos. Além disso, ele é o autor de uma citação muito importante:

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.

Essa afirmação deixa claro que, para gerir um negócio de sucesso, o gestor precisa medir. Mas como medir se você não tem dados e se não possui métricas definidas?

Isso nos mostra que não adianta ter qualquer tipo de relatório. É preciso se certificar de que as informações geradas contribuirão para tomada de decisões assertivas.

Existem relatórios de diversos, como:

  • de produtividade;
  • de vendas;
  • de custos;
  • de despesas;
  • de tráfego;
  • entre outros.

Veja abaixo os impactos da entrega de relatórios construídos de forma inadequada:

Os impactos de um relatório gerencial mal elaborado

Formação de conclusões precipitadas

Com um relatório gerencial feito de forma equivocada, todos — incluindo o criador — tirarão conclusões precipitadas e erradas por meio dos dados apresentados.

Perda de inúmeras oportunidades

Com a entrega de informações errôneas e de uma análise rasa, a organização pode perder grandes oportunidades de melhoria e de crescimento.

Encarecimento do processo

Se o relatório não for elaborado corretamente, será preciso refazê-lo. Isso representa retrabalho e desperdício de tempo e de dinheiro, que poderiam ser alocados em outras atividades.

Mas como não cair nessas armadilhas e construir relatórios eficazes? Existem passos estratégicos para ter sucesso na construção de relatórios gerenciais. Confira a seguir quais são as melhores práticas:

Os passos para elaborar um bom relatório gerencial

Defina o que é relevante para acompanhar

Um dos pontos principais para garantir um relatório gerencial de qualidade é fazer com que ele tenha as informações importantes para análises e tomada de decisão. Ou seja, primeiramente, deve-se definir quais serão as métricas utilizadas.

Elas podem ser definidas tomando como base um determinado processo, assim como seu resultado. A partir daí, é possível utilizar essa informação para compará-la aos objetivos iniciais, identificar em que ponto as falhas se encontram e o que pode ser feito para eliminá-las, garantindo resultados melhores posteriormente.

Crie um relatório gerencial completo

Além de apontar as informações sobre os resultados dos processos, esse relatório deve indicar outros dados relevantes, que são igualmente importantes para a tomada de decisão e planejamento estratégico. É por meio disso que o gestor consegue definir quais são os próximos passos, como dito anteriormente.

Com um relatório definido e completo, os setores responsáveis terão mais tempo para estudar e pôr em práticas estratégias para a melhoria e resolução das principais fraquezas apresentadas.

Assim, o relatório gerencial deixa de ser apenas mais uma etapa obrigatória e passa a ser um forte aliado no crescimento da empresa.

Inicie pelas análises macro, e só depois vá para análises micro

O ideal é começar analisando as atividades, seus resultados, compará-las ao objetivo inicial e identificar qual é a tendência para os próximos períodos. Isso ajuda a compreender se os esforços empregados nas tarefas são suficientes para alcançar as metas. Depois, as informações podem ser mais detalhadas para se entender cada ponto particularmente e como eles afetam os resultados.

Um exemplo: a análise macro dos custos operacionais mostrou que eles estão maiores do que se esperava. Na análise micro, detalhando os custos por categorias (matéria prima, mão de obra, frete, impostos etc.), é que será possível saber qual foi o maior desvio e quais deles podem ser eliminados, ajudando a chegar ao objetivo inicial.

Identifique e classifique os resultados entre melhores e piores

Por meio dessa classificação é possível ver, com maior clareza, quais são os pontos fortes (oportunidades) e quais são os pontos fracos (que necessitam de melhoria) da empresa. É com esse tipo de levantamento que o gestor pode identificar quais devem ser os pontos de partida para aplicar ações de melhoria nos processos.

Basta realizar comparativos entre grupos do mesmo processo e verificar as boas práticas que podem ser replicadas, bem como criar mecanismos para eliminar as práticas prejudiciais. Essa análise pode ser feita até mesmo entre fábricas ou escritórios diferentes.

Utilize essas informações para se comparar também com os principais concorrentes. Se verificar nos relatórios que está muito abaixo de algum concorrente em algum indicador, acenda o sinal de alerta e tome medidas para mudar o quadro imediatamente.

Priorize o planejamento dos pontos que precisam de melhorias

Os pontos fracos — os processos que apresentam muitas falhas e resultados bem aquém do esperado — são os que mais possuem potencial de alavancagem. Ou seja, ao identificar as falhas e aplicar as ações para corrigi-las, as possibilidades de alcançar melhorias relevantes são bem maiores do que as daquelas atividades que já têm os resultados satisfatórios.

Além disso, para conseguir aprimorar os resultados de forma relevante, o ideal é começar eliminando os problemas e corrigindo as brechas que fazem com que eles ocorram. Feito isso, o que vem depois é apenas um trabalho de melhoria contínua, com mudanças pontuais.

Faça relatórios inteligíveis, concisos e relevantes

Os relatórios são a base para o planejamento estratégico e tomada de decisões dos gestores, logo, é importante que sejam facilmente entendidos ou inteligíveis.

Os gestores também precisam tomar inúmeras decisões e analisar diversos cenários e problemas, por isso, precisam que as informações sejam concisas e relevantes, para que não perca tempo precioso com informações desnecessárias.

Como vimos, o relatório gerencial é a base para que o gestor possa compreender melhor suas operações e identificar as soluções que precisam ser aplicadas para eliminar os pontos fracos e alcançar uma gestão mais eficiente.

Para tal, o ideal é alinhar as informações que serão extraídas com os objetivos e as estratégias do setor e da empresa, para que os dados sejam, de fato, relevantes para a melhoria dos resultados, como esperado.

Agora que você já conhece a importância do relatório gerencial e sabe como fazê-lo de forma eficiente, compartilhe este texto nas redes sociais e ajude os seus amigos!